La serie, già appartenente all'archivio dell'Amministrazione della Cassa ecclesiastica, non poté essere fusa, come invece accadde per la documentazione di altre serie, a quelle prodotte dalla Direzione generale del Fondo per il culto, quando quest'ultima ereditò le carte della Cassa al momento della sua soppressione nel 1866.

L'Amministrazione della Cassa ecclesiastica (1855-1866), istituita nel Regno di Sardegna con la legge 19 maggio 1855, n. 878 e alla quale venne devoluto il patrimonio mobiliare e immobiliare degli enti ecclesiastici soppressi, fu affidata al direttore generale del Debito pubblico assistito da un Consiglio speciale. Quest'ultimo, presieduto dal direttore medesimo e composto dall'economo generale dei benefici vacanti e da altri cinque membri nominati dal re su proposta del ministro di Grazia e giustizia ed affari ecclesiastici, doveva deliberare sul bilancio (preventivo), il conto (consuntivo) e i contratti. L'esecuzione delle deliberazioni era demandata all'amministrazione posta alle dipendenze del direttore (art. 6).

Più in dettaglio il regolamento della legge (approvato con regio decreto 2 luglio 1855, n. 917) reca, al capo I, una serie di norme sul Consiglio. Innanzitutto, in caso di impedimento o di assenza del direttore generale, ne avrebbe fatto le veci quello fra i componenti che avrebbe delegato il direttore stesso (art. 2). 

L'economo generale dei benefici vacanti era definito «membro nato», ossia di diritto, del Consiglio. I cinque membri di nomina regia duravano in carica un quinquennio. Nel caso di cessazione prima del termine, i sostituti, nominati sempre con le modalità di cui si è detto, duravano in carica solo fino alla scadenza del termine stesso (art. 3).

Al presidente o a chi lo rappresentava spettava la convocazione del Consiglio mediante avviso a ciascun componente. Le adunanze dovevano essere presiedute dal direttore generale, o in assenza o impedimento, dall'economo generale; se quest'ultimo era assente o impedito, dal consigliere più anziano nella carica o, in caso di pari anzianità, da quello di maggiore età anagrafica. Le deliberazioni, assunte con maggioranza dei voti (dei presenti, come si deve inferire dal testo normativo), avrebbero dovuto risultare in apposito verbale (art. 9). In esso dovevano figurare i nomi dei membri presenti (art. 12), i quali, tutti, dovevano anche sottoscriversi (art. 13).

Il presidente avrebbe potuto chiamare a partecipare alle adunanze anche quelle persone la cui presenza ritenesse necessarie per avere notizie e chiarimenti sulle questioni oggetto di deliberazione (art. 11).

Veniva stabilito, inoltre, che uno dei segretari dell'Ufficio centrale dell'amministrazione della Cassa avrebbe esercitato le funzioni di segretario delle adunanze. Se assente o impedito, egli sarebbe stato sostituito da un altro impiegato delegato dal direttore (art. 10). Al segretario spettava poi autenticare i verbali delle adunanze e «riunirli in apposito registro con rubrica» (art. 13).

Ancor più dettagliate sono le prescrizioni contenute nel «Regolamento d'ordine interno per l'Amministrazione della Cassa ecclesiastica» adottato con decreto del ministro per gli affari ecclesiastici, di grazia e giustizia del 19 novembre 1855, e che dedica al Consiglio speciale tutto il capo I. Qui si descrivono:

- le procedure di convocazione, che avrebbe dovuto avvenire con avviso scritto del presidente a ciascun consigliere e con l'informativa al presidente da parte dei consiglieri legittimamente impediti;

- la preparazione di ciascun consigliere designato dal presidente a far da relatore per una determinata pratica, con la spedizione a costui delle carte relative «in un piego suggellato e descritte in apposito elenco», a cura del segretario almeno due giorni prima dell'adunanza, eccetto i casi urgenti;

- andamento della seduta;

- votazione;

- processo verbale.

Dichiarata aperta la seduta da parte del presidente, sarebbero seguite le relazioni, fatte per iscritto da ciascun consigliere designato, il quale avrebbe dovuto concludere manifestando il proprio voto. Eccettuati i casi ritenuti urgenti a parere del presidente, nel riferire sui vari affari si sarebbe iniziato da quello affidato ai relatori in data meno recente. Terminata la relazione, i consiglieri, su licenza del presidente, avrebbero potuto chiedere ulteriori chiarimenti al relatore.

In seguito avrebbe aperto la discussione il consigliere meno anziano in carica, il quale, per primo, avrebbe dovuto dare il suo voto, proseguendo poi nello stesso ordine di anzianità gli altri consiglieri. Dichiarata chiusa la discussione dell'affare, il presidente avrebbe dovuto precisare i punti in questione e raccogliere i voti definitivi di ciascun consigliere iniziando da quello del relatore e terminando con manifestare il proprio. Non potevano essere ammessi alla discussione né alla votazione i consiglieri non presenti alla relazione. Durante la discussione e la votazione il presidente avrebbe fatto prendere nota, da parte del segretario, del parere espresso dal relatore e dagli altri consiglieri. Avrebbero dovuto risultare anche le opinioni divergenti qualora ve ne fossero.

Nel caso i consiglieri fossero in numero pari, il meno anziano in carica avrebbe dovuto astenersi dal votare.

Dopo la votazione e la proclamazione, da parte del presidente, della deliberazione, essa sarebbe stata redatta dal segretario nel verbale. Di quest'ultimo sarebbe stata data lettura nella stessa adunanza o al più tardi nella seguente, e quindi esso sarebbe stato sottoscritto dal presidente e dagli altri consiglieri che erano stati presenti. Il processo verbale doveva contenere una esposizione succinta del fatto, il punto oggetto di discussione, l'eventuale divergenza di opinione dei consiglieri, i motivi della deliberazione presa, infine una sommaria nota della particolare opinione del consigliere che la richiedesse, ove egli stesso non la rimettesse per iscritto nella stessa adunanza per essere inserita.

Una volta letto il verbale non doveva più ammettersi alcuna discussione in merito, a meno che qualcuno dei consiglieri avesse proposto una rettifica del verbale stesso qualora avesse ritenuto che in esso fosse contenuta taluna inesattezza intorno alla questione in oggetto. Anche sulla rettifica si sarebbe dovuto deliberare.

Sciolta l'adunanza dal presidente, il consigliere relatore avrebbe dovuto consegnare la propria relazione, con le carte ricevute, al segretario, il quale doveva inserire nell'apposito registro il processo verbale; ma se quest'ultimo avesse contenuto diversi affari, si sarebbero dovuti prima redigere i relativi estratti da consegnarsi agli uffici competenti.

Nel dicembre 1860 la competenza territoriale dell'Amministrazione della Cassa ecclesiastica si estese dallo Stato sabaudo all'Umbria, e, dal gennaio 1861, alle Marche, con l'applicazione anche in queste regioni della normativa di soppressione degli enti ecclesiastici. I verbali del Consiglio speciale iniziano a riportare le deliberazioni relative ai nuovi territori, a partire dal primo di quelli raccolti nel registro n. 9, esattamente con la tornata n. 334 del 21 marzo 1861.

Per quanto riguarda l'inventario della serie archivistica qui considerata, si deve avvertire che, nella descrizione dei singoli affari discussi, la parola «tabella» fra parentesi indica che il pertinente affare è compreso in un elenco a colonne, nelle quali sono inseriti i dati relativi ai negozi o ai contratti considerati (affrancazioni, affitti, vendite, ecc.).

Autori: Carmine Iuozzo (progetto, introduzione archivistica, revisione dell'inventario); Caterina Fontanella, Giorgio Lucaroni, Simone Petrucci, Antonetta Poerio - volontari Servizio civile nazionale, 2014-2015 (redazione dell'inventario e digitalizzazione dei registri)